Beoordelingsgesprekken en de gesprekscyclus
In de ESS-module kan uw manager of leidinggevende een afspraak maken voor een (beoordelings)gesprek en kan hij/zij een voorzet geven voor de beoordeling. Doordat u van tevoren al een idee hebt hoe de manager u beoordeelt en hoe hij of zij tegen bepaalde kwaliteiten van u aankijkt, kunt u zich als medewerker alvast voorbereiden op het gesprek en uw visie geven op de punten die in het gesprek aan de orde komen.
Invullen van de gespreksonderdelen
Gespreksonderdelen zijn de vragen of onderwerpen die in het gesprek aan de orde komen. Dit kunnen de kernwaarden van de organisatie zijn of de onderwerpen die u met uw manager of leidinggevende hebt afgesproken. Voor ieder gespreksonderdeel vullen uw manager en u een visie of opmerking in die in het gesprek naast elkaar gelegd worden.
U ontvangt een uitnodiging voor een gesprek in de ESS-module. Vervolgens vult u de gespreksonderdelen als volgt in:
| 1. | Klik in de ESS-module op de menukeuze ‘Gesprekscyclus’. U ziet dan een overzicht van alle soorten gesprekken die er al met u gehouden zijn of gaan worden |
| 2. | Selecteer het soort gesprek dat met u gehouden gaat worden |
| 3. | Dubbelklik op de regel met het gesprek of klik in de knoppenbalk op de knop [Meer gegevens | Gespreksonderdelen]. U ziet bijvoorbeeld het volgende venster: |
Of
In de kolom ‘Invullen medewerker’ is aangevinkt welke gespreksonderdelen nog door u ingevuld moeten worden. In het getoonde voorbeeld moet u nog commentaar / uw visie invullen voor de kernwaarden Enthousiasme en Innovatie en het onderdeel ‘Overige zaken’
| 4. | Dubbelklik op de regel met het onderdeel dat u wilt invullen, of klik op de regel en kies voor [Details]. In het tweede venster klikt u op het symbool achter de regel met het gespreksonderdeel. U ziet daarna bijvoorbeeld het onderstaande venster (lichtgrijs gekleurde velden kunt u niet wijzigen of invullen): |
| 5. | Klik in het veld ‘Nog invullen medewerker’ en typ uw commentaar / visie op het geselecteerde gespreksonderdeel; in dit geval de kernwaarde Enthousiasme. De ‘Omschrijving’ op het gelijknamige veld geeft aan hoe uw organisatie tegen dit gespreksonderdeel aankijkt. In dit geval ‘hoe u als medewerker uw enthousiasme uitstraalt naar collega’s en klanten’ |
| 6. | Klik in de knoppenbalk op [Opslaan] om het getypte commentaar vast te leggen. Het vinkje in het vakje ‘Nog invullen medewerker’ verdwijnt |
| 7. | Gebruik de knoppen Eerste/Laatste en Vorig/Volgend record om naar het volgende gespreksonderdeel te gaan dat nog door u ingevuld moet worden. In het voorbeeld hieronder heeft de manager zijn / haar opmerking al ingevuld en moet u uw eigen commentaar nog invullen: |
| 8. | Vul op deze manier alle velden ‘Nog invullen medewerker’. Uw manager / leidinggevende krijgt bericht als u alle gespreksonderdelen ingevuld hebt en uw visie gegeven hebt. |
Bekijken van de Gesprekscyclus
| 1. | Klik in de ESS-module op de menukeuze ‘Gesprekscyclus’. U ziet dan een overzicht van alle soorten gesprekken die er al met u gehouden zijn of gaan worden |
| 2. | Selecteer het soort gesprek en dubbelklik op het gesprek of klik op de knop [ Details] om de details van het gesprek op te vragen. |
Andere mogelijkheden zijn:
| Filters: | hier selecteert u welke gegevens u wilt zien. U kunt hier alleen voor uw eigen gegevens kiezen |
| Zoeken: | met deze knop kunt u een gesprek zoeken. Als u op deze knop klikt, verschijnen de velden waarmee u kunt zoeken. Kies bij ‘In het veld’ het veld waarop u wilt zoeken. U kunt bijvoorbeeld zoeken op de datum of de status van het gesprek. |
Op het zoekveld kunt u de waarde invullen waarop u wilt zoeken. Dit kan een datum zijn of een tekst. Laat het veld leeg als u op alle waarden wilt zoeken. Klik op [Uitvoeren] om de zoekactie te starten.
Klik opnieuw op de knop [Zoeken] om de zoekvelden weer uit het scherm te laten verdwijnen
| Vernieuwen: | met deze knop ververst u de gegevens op het scherm, en haalt u de laatste gegevens op. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat uw manager gespreksonderdelen heeft ingevuld terwijl u dit ook deed. Met deze knop haalt u dit commentaar op |
| Rapporten: | door op deze knop te klikken, kunt u alle gegevens van de gesprekscyclus in PDF-formaat opslaan. Vervolgens kunt u de gegevens afdrukken, downloaden enzovoorts. Als u hiervoor kiest, verschijnt het venster waarin u kunt zoeken op de ID van de gesprekscyclus. |
Klik op de knop [Zoeken] om het rapport te genereren. U kunt het rapport eventueel verder verwerken door het af te drukken, naar Excel te exporteren en dergelijke. Zie verder hierna.
Afdrukken van uw gesprekken
Door te klikken op de knop [Rapporten] kunt u uw gesprekken afdrukken. U kunt selecteren op het ID van de gesprekscyclus. Na het selecteren van de gesprekken die u wilt afdrukken, verschijnt bijvoorbeeld het onderstaande venster:
U hebt de volgende mogelijkheden:
Aan de linkerkant wordt een paginaoverzicht getoond. U ziet per gespreksonderdeel het aantal pagina’s dat getoond wordt. Klik op een onderdeel of pagina om direct naar het betreffende overzicht of pagina te gaan.
Op de knoppenbalk ziet u van links naar rechts de volgende knoppen:
| Overnemen in Excel: | door op deze knop te klikken, kunt u de gegevens van het rapport overnemen in Microsoft Excel. U kunt ervoor kiezen uw gesprekken op te slaan als Excel-bestand of direct te laten zien in Excel |
| Afdrukken (PDF): | met deze knop zet u het rapport om naar PDF. Vanuit een PDF-reader kunt u het rapport afdrukken of downloaden |
| Bladeren: | met de bladerknoppen kunt u naar de eerste/laatste of de vorige/volgende pagina van het rapport gaan. Op het veld kunt u direct het nummer intypen van de pagina waar u naartoe wilt gaan |
| Zoeken: | met deze knop roept u opnieuw het zoekvenster op waarmee u het rapport opnieuw kunt genereren |
| Gehele pagina: | toont het rapport per gehele pagina |
| Paginabreedte: | toont het rapport op paginabreedte |
| 100%: | laat het rapport zien op 100% van de lettergrootte |
| Lettergrootte: | op dit veld kunt u de lettergrootte van het rapport selecteren. Klik op de keuzepijl een grootte te selecteren |
| Verversen: | met de laatste knop ververst u de gegevens van het rapport. Het kan nodig zijn de zoekactie opnieuw uit te voeren. |
Bekijken / accorderen van het gespreksverslag
Na afloop van het gesprek maakt de manager / leidinggevende een verslag van het gesprek. Als medewerker moet u aangeven dat u akkoord gaat met het verslag, of dat u het verslag gezien hebt. Ook dit accorderen van het verslag kunt u in de ESS-module doen. De status van het gesprek is dan gewijzigd.
| 1. | Klik in de ESS-module op de menukeuze ‘Gesprekscyclus’. U ziet dan een overzicht van alle soorten gesprekken die er al met u gehouden zijn of gaan worden |
| 2. | Selecteer het gesprek waarvan u het verslag moet accorderen en dubbelklik op het gesprek of klik op de knop [ Details] om de details van het gesprek op te vragen |
| 3. | Lees het verslag en de opmerkingen en zet een vinkje in het veld ‘Akkoord medewerker’ |
Uw manager of leidinggevende wordt er automatisch van op de hoogte gebracht als u akkoord gegaan bent met het verslag. De Gesprekscyclus is hiermee voor dit gesprek afgerond.